Sin lugar a dudas un gran reto para el gerente de proyecto es el seguimiento y control, perseguir y evaluar a nuestros miembros del equipo, verificar equipos y maquinaria, adquirir y administrar los datos de tiempo y dinero. Para lograr una administración efectiva es necesario mantener los ojos bien abiertos en 5 áreas clave del proyecto.
1. Tiempo y costo
Separe al menos una hora a la semana para determinar si su proyecto puede ser completado a tiempo. Para hacerlo debe identificar todas aquellas tareas en curso cuya demora puede retrasar el proyecto completo. Posteriormente debe evaluar las alternativas para ganar tiempo, terminar tareas antes inyectando más o mejores con más recursos, posponer actividades no-críticas a fases posteriores, u obtener aprobación de los patrocinadores y/o el cliente para eliminar actividades -reducir el alcance.
De igual manera revisar los costos, directos e indirectos asociados al proyecto para determinar el desempeño actual frente al esperado. Identificar y evaluar alternativas para reducir costos en los casos que sea requiero o prudente, reducir la cantidad de recursos, utilizar recursos más económicos que no afecten la calidad del resultado esperado o, incrementando la productividad del equipo de trabajo.
2. Asignación del equipo y los recursos (allocation)
Es vital mantener constante control sobre el porcentaje de tiempo que el equipo de personas está asignado a tareas del proyecto. La asignación y nivelación de recursos es un proceso complejo que debe ser realizado con detenimiento. La carga de trabajo para los miembros del equipo debe, en la mayoría del tiempo, ser equilibrada y consecuente con las responsabilidades y el cargo. Miembros del equipo con mucho tiempo libre (50% de asignación) son costosos para el proyecto y seguramente estarán desmotivados. Mantenga sus recursos ocupados (80% ~ 100%), pero no explotados (+120% todo el tiempo) – la sobrecarga prolongada de trabajo será la causa de la rotación de personal alta y el agotamiento, el desinterés y el trabajo de baja calidad (burnout).
El porcentaje de ocupación general se puede interpretar para determinar el tamaño correcto del equipo de trabajo. Adicionar o remover miembros del equipo puede alterar de forma positiva o negativa la carga promedio del equipo.
3. Progreso y eficiencia
Progreso y eficiencia son indicadores que reflejan el estado del proyecto y que se deben analizar e interpretar para promover acciones de control, mejoramiento o refinamiento. Por ejemplo, si progreso se define como el porcentaje de tareas completadas, eficiencia se puede definir como el porcentaje de tareas completadas a tiempo. Ambos indicadores deben tener información actualizada y correcta para garantizar que la medición es reflejo de la realidad. El control de la información no es una tarea simple en la mayoría de los casos y requiere de herramientas de control y seguimiento especializadas (trackers, timesheets, entre otros), lo importante es contar con la información para determinar la realidad, identificar tendencias en el comportamiento del equipo y promover cambios.
4. Riesgos, cambios e incidentes
Todo proyecto enfrenta riesgos, tiene cambios y presenta incidentes en algún momento (o varios) de su ciclo de vida. El objetivo no es prevenir a toda costa la ocurrencia de estos, es la administración práctica y flexible del rumbo del proyecto para adaptarse a los cambios y, sobrepasar y corregir los riesgos e incidentes. Es importante desde luego contar con una matriz de prioridades para determinar el curso de acción ante cada evento o incidente. Por ejemplo, si la prioridad del proyecto es entregar a tiempo, incluso si eso significa un costo adicional o incluso reducción de alcance, la decisión tomada ante una solicitud de cambio será diferente si evaluamos la misma situación cuando el proyecto es subcontratado a costo fijo con un tercero. Cada situación es diferente, y lo importante es definir las reglas para clasificar y priorizar los cambios (solicitados o naturales) que resulten durante el tiempo del proyecto.
5. Salud del proyecto
Para concluir, como adición al seguimiento detallado de las actividades -tracking- es necesario utilizar toda la información disponible para, desde una perspectiva gerencial y estratégica, determinar la salud del proyecto en curso. La resolución de incidentes puede distraer al gerente de la toma estratégica de decisiones que DEBE hacerse en todo proyecto.


